LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES ¿CUÁL COMPRAR EN MI HOTEL?

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Elegir un Lector de Documentos para Hoteles no es una tarea fácil. Uno de los mayores retos a los que se enfrenta cualquier Hotel es el de realizar los check-in de sus huéspedes de la manera más rápida y eficiente posible. Si a esto le añadimos la necesidad de disponer de todos los datos personales de los clientes en un único sitio, el binomio formado por el Lector de Documentos y el PMS (Software de Gestión Hotelera) se hace inseparable e imprescindible.
Cuando hablamos de Escaners (Scaners en inglés) o Lectores de Documentos de Identidad, tenemos que tener en cuenta que en el mercado existen principalmente 2 tipos: Lectores Mecánicos y Lectores por Luz Blanca, IR o UV. Vamos a explicar las diferencias entre ellos para que como Director de Hotel puedas elegir el más adecuado para tu Hotel.

 

1.- LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES MECÁNICOS, IDEALES PARA HOTELES DE PEQUEÑO TAMAÑO

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Los Lectores de Documentos Mecánicos, también conocidos como Lectores de Documentos de “Pasada Manual” son aquellos que
necesitan de la ayuda de un Recepcionista o encargado del Hotel para poder ser leído, es decir, tiene que haber una persona que se encargue de pasar el documento por una especie de “rodillo interno” que actúa como lector y que pasará la información al software de lectura que estará instalado en el ordenador de recepción.

 

VENTAJAS DEL LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES MECÁNICO

SOFTWARE HOTEL - LECTOR DE DOCUMENTOS MECÁNICO
Este tipo de lectores tienen normalmente una gran ventaja, el precio. Suelen ser Lectores económicos, dirigidos a Hoteles de pequeño tamaño (10-25 habitaciones) y Hoteles de Ciudad que no pueden permitirse un desembolso económico alto.
Además del precio, algunos de estos Lectores incorporan también un Lector de Banda Magnética para las Tarjetas de Crédito lo que ayuda a no tener dos dispositivos en la Recepción para dichas tareas, con el consiguiente ahorro de espacio.
Algunos de ellos también incorporan la opción de Lectura de Encuestas en Papel lo que ayuda a los Recepcionistas y Responsables de Atención al Cliente a digitalizar todas las opiniones sobre el Hotel que los clientes han completado durante su estancia. Aunque esto pueda parecer a priori una ventaja, desde Software Hotel creemos que el hecho de que un Hotel se plantee seguir teniendo papel para este tipo de Encuestas es un atraso, ya que en la actualidad existen aplicaciones móviles y otro tipo de software a disposición del cliente para poder recabar esta información y dan un toque mucho más tecnológico y profesional al Hotel. ¿No crees que sería más interesante poner un AllInOne PC Táctil en recepción y regalar algo a tus clientes a cambio de rellenar la Encuesta de Calidad directamente online?

INCONVENIENTES E INCIDENCIAS DE LOS LECTORES DE DOCUMENTOS PARA HOTELES MECÁNICOS: LECTURA MECÁNICA, COMUNICACIÓN CON ORDENADOR, LIMPIEZA Y CALIBRACIÓN

 

1) Las piezas mecánicas del Lector suelen dar problemas
Este es el principal inconveniente. El hecho de contar con piezas mecánicas para poder hacer la lectura de los documentos hace que la vida útil del dispositivo sea reducida y que pasados unos meses aparezcan errores en su funcionamiento, como “atascos” en la parte mecánica del hardware o incidencias en la lectura de los documentos por fallos en la comunicación del “rodillo” con el software del ordenador.
Esto es así ya que el funcionamiento es el siguiente:
  • El Recepcionista introduce el documento en el Lector.
  • El “rodillo de lectura” mueve el documento hacia abajo hasta la posición adecuada.
  • El dispositivo hardware efectúa la lectura y traslada la información al Software del ordenador.
  • Se produce una comunicación entre dispositivo de lectura y software del ordenador para efectuar el reconocimiento del documento.
En este proceso existen demasiadas posibilidades de error ya que son muchos factores los que entran en juego.

 

2) Se necesita Bayeta y Cepillo para limpiar el Lector cada cierto tiempo

Normalmente los fabricantes de este tipo de Lectores de Documentos para Hoteles suministran, además del dispositivo hardware y todos los cables de conexión (de corriente y USB), una bayeta y un cepillo para mantener limpio el “rodillo” que actúa como lector.

El hecho de que el propio fabricante suministre estos detalles puede parecer como algo bueno y a tener en cuenta como positivo, pero cuando empezamos a tener problemas con el dispositivo y ni siquiera la limpieza diaria es una de las soluciones para hacerlo funcionar, la Recepción del Hotel puede convertirse en un constante murmullo de quejas hacia el pobre Lector de Documentos Mecánico.

 

3) Es necesaria una Calibración previa del Lector
Este tipo de Lectores son más antiguos y al llevar piezas mecánicas es necesario efectuar una calibración previa, de igual modo que ocurría hace años con las primeras impresoras de inyección de tinta. Este proceso de calibrado no suele dar problemas, pero es algo que no agrada mucho a los responsable de recepción ya que les hace perder algo de tiempo.

 

CONCLUSIONES DEL LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES MECÁNICO

Desde Software Hotel diremos que este tipo de Lectores son adecuados como primera opción si lo que queremos es ahorrar costes, pero si buscas calidad y durabilidad como Director de Hotel deberías tener en cuenta otro tipo de soluciones.

 

2.- LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES POR LUZ BLANCA, IR Y UV

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Los Lectores de Documentos por Luz Blanca, también conocidos como Lectores de Documentos por Infrarrojos o Lectores de Documentos por Luz Ultra Violeta (dependiendo del modelo y la calidad del mismo) son aquellos que no necesitan piezas mecánicas para su funcionamiento sino que realizan el escaneo de los documentos posando tan sólo el documento directamente sobre el dispositivo. Este proceso es más rápido y sencillo que el usado con los lectores mecánicos por lo que suele gustar más a los responsables de Recepción.


VENTAJAS DEL LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES CON LUZ BLANCA, INFRARROJOS Y ULTRA VIOLETA

 

La principal ventaja de este tipo de Lectores es la fiabilidad y la durabilidad. Además, el tiempo de lectura de los documentos es muy inferior al de los lectores mecánicos ya que en los de luz blanca ronda los 2-3 segundos mientras que en los mecánicos este tiempo puede ser hasta 5-10 veces superior.

 

Al no contener piezas mecánicas son mucho más fiables ya que todo el proceso de reconocimiento de documentos se lleva a cabo en el interior del propio hardware, reduciendo a cero el número de incidencias por error en la lectura de documentos. El funcionamiento es el siguiente:
  • El Recepcionista introduce el documento en el Lector y pulsa el botón de “Escanear Datos”.
  • El dispositivo efectúa el reconocimiento y la lectura del documento directamente desde el propio hardware.
  • Con la información correctamente leída, la traslada directamente al Software del ordenador.
  • Se produce una comunicación entre dispositivo de lectura y software del ordenador pero el reconocimiento ha sido previamente realizado por el hardware.
En este proceso no existe posibilidad de error, ya que el dispositivo hardware tiene almacenadas en su interior todas las decisiones de lectura de documentos.

 

Entre los principales beneficios del uso de Lectores de Documentos con Luz Blanca, Infrarrojos y Ultra Violeta podemos encontrar:
  • Optimización del proceso de registro de huéspedes (check-in).
  • Proceso rápido que permite evitar colas y optimizar los recursos en recepción.
  • Introducción fiable de los datos, que permite su explotación óptima en campañas de marketing directo.
  • Reducción del tiempo de espera del huésped.
  • Eliminación de los archivos físicos al no tener que fotocopiar el documento.
  • Ficha policial sin errores y lista para enviar a la policía.
  • Imagen tecnológica del hotel.
  • Cumplimiento de la LOPD.

 

Algunas de las funciones principales son:
  • Check-in inmediato y automático.
  • Parte de viajeros.
  • Identifica automáticamente de qué documento se trata.
  • Lectura y extracción de todos los campos en menos de 2 segundos.
  • Lee más de 500 documentos de más de 100 países.
  • Base de datos fidedigna.
  • Parte de viajeros sin errores y lista para enviar a la policía.
  • Plantilla de impresión personalizable del parte de viajeros.
  • Base de datos de entradas y salidas sin errores.
  • Eficaz gestión posterior de la base de datos.

 

INCONVENIENTES DE LOS LECTORES DE DOCUMENTOS PARA HOTELES CON LUZ BLANCA, INFRARROJOS Y ULTRA VIOLETA

 

El principal inconveniente de este tipo de lectores es el precio. Al usar una tecnología muy novedosa y con un bajo grado de incidencias, suelen ser Lectores con un coste elevado, dirigidos a Hoteles de mediano y gran tamaño (50-500 habitaciones) y Cadenas Hoteleras que necesitan mayor rapidez a la hora de hacer el check-in a los clientes en la Recepción del Hotel.

 

CONCLUSIONES DEL LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES CON LUZ BLANCA, INFRARROJOS Y ULTRA VIOLETA

 

El caso práctico que se suele explicar es ¿Qué haces en un Hotel de Gran Canaria cuando te llegan 200 Alemanes en 4 autobuses?, pues sencillo:
     - 200 Alemanes x 2 segundos por check-in = 400 segundos = 6,66 minutos
En menos de 10 miniutos tienes a tus huéspedes con el check-in realizado y sin haber tenido que esperar para entrar a tu Hotel.
LECTOR DE DOCUMENTOS PARA HOTELES
Desde Software Hotel nuestra conclusión está clara, si quieres precio reducido, Lector de Documentos Mecánico o de Pasada Manual y si buscas calidad y durabilidad, Lector de Documentos con Luz Blanca, Infrarrojos y Ultra Violeta. Si estás interesado en adquirir uno de estos lectores puedes escribirnos a través de nuestro formulario de contacto y te responderemos tan pronto como nos sea posible.
Y tú ¿Qué solución crees que es la más adecuada para tu Hotel?
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